Pisma sądowe oraz pisma z zakresu administracji i nadzoru kierowane do sądu za pośrednictwem poczty, bądź składane w biurze podawczym sądu - ewidencjonowane są w sposób określony w zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 19.06.2019 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz.Urz.MS. z 2019 r., poz. 138). Na piśmie wpływającym do sądu biuro podawcze zamieszcza adnotację zawierającą nazwę sądu, datę wpływu pisma, liczbę załączników i podpis przyjmującego pismo. Kopertę, w której pismo nadesłano załącza się do pisma. Na żądanie osoby wnoszącej pismo do sądu, biuro podawcze poświadcza przyjęcie pisma na jego kopii lub w książce doręczeń. Pisma adresowane imiennie do prezesa sądu doręcza się prezesowi sądu bez otwierania koperty. Pisma sądowe adresowane do poszczególnych wydziałów przekazywane są przez biuro podawcze kierownikowi sekretariatu, który przedstawia wpływające pismo przewodniczącemu wydziału /innemu sędziemu/. Przewodniczący /inny sędzia/ wydaje zarządzenie, co do sposobu załatwienia pisma. Sposób postępowania z pismami wszczynającymi postępowanie w sprawie regulują przepisy rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18.06.2019 r. Regulamin wewnętrznego urzędowania sądów powszechnych (Dz.U. z 2021 r., poz. 2046 ze zm.) .
Sprawy wpływające do wydziałów są rozpoznawane według kolejności wpływu oraz stopnia ich przygotowania do merytorycznego rozpoznania, a więc po uzupełnieniu braków formalnych, opłaceniu wpisu sądowego, zgromadzeniu wniosków dowodowych. Zasada ta może doznawać wyjątków m.in. z racji wyznaczenia sędziego referenta w drodze losowania w Systemie Losowego Przydziału Spraw i różnej wielkości bieżącego obciążenia sędziów referentów.
- Sprawy są przydzielane losowo sędziom jako referentom, zgodnie z podziałem czynności, przez System Losowego Przydziału Spraw dalej: SLPS, oddzielnie dla każdego repertorium, wykazu lub innego urządzenia ewidencyjnego, chyba że przepisy Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2019 roku – Regulamin urzędowania sądów powszechnych przewidują inne zasady przydziału. Przydziału przez SLPS nie stosuje się, jeżeli tylko jeden sędzia uczestniczy w przydziale spraw danego rodzaju.
- Jeżeli w danym urządzeniu ewidencyjnym sprawy zostały podzielone na kategorie, przydział odbywa się oddzielnie dla każdej kategorii.
- Do przydziału zadań sądu stosuje się przepisy dotyczące przydziału spraw. W podziale czynności można ustanowić odrębne zasady przydziału zadań sądu.